Privacybeleid
Versie in werking getreden op 25 mei 2018
De bescherming van uw persoonsgegevens is belangrijk voor ons. Daarom willen we u via dit beleid informeren over de manier waarop we uw persoonsgegevens gebruiken en over uw rechten wanneer u op onze website surft, wanneer u een klant of leverancier wordt of een zakenpartner of potentiële klant bent.
Door op onze website te navigeren en/of een beroep te doen op onze diensten en/of te solliciteren voor een baan, verklaart u kennis te hebben genomen van ons beleid en akkoord te gaan met het verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens op de in dit document beschreven wijze.
Dit beleid is opgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
1.1 Dit zijn de bedrijven die lid zijn van Azaé Belgium:
Azaé - Ménagez Moi SA
Grand Route 2, 4140 Sprimont
BE 0892 989 918
Eveo SRL
Grand Route 2, 4140 Sprimont
BE 0880 825 128
1.2. Voor al uw vragen over onze verwerking van uw gegevens kunt u contact opnemen met de verwerkingsverantwoordelijke, of rechtstreeks met:
Stéphane Kerff
Back Office Coördinator
Telefoon: 04 278 58 50
E-mail: rgpd@azae.be
2. Voor welke doeleinden en op welke rechtsgrond worden uw persoonsgegevens verwerkt?
2.1. Azaé verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Het bestuur, het beheer en de beoordeling van haar personeel;
- De planning van de activiteiten van haar personeel en de veiligheid van dat personeel;
- Het beheer van haar klanten;
- Het beheer van haar contacten met haar leveranciers en onderaannemers;
- De invordering van onbetaalde facturen;
- Het beheer van prospects;
- Aanwerving;
- Business development.
2.2. Over het algemeen gebruikt Azaé uw persoonsgegevens op de volgende rechtsgronden:
- In het kader van de uitvoering van een handelsovereenkomst of het nemen van precontractuele maatregelen;
- Om te voldoen aan de wettelijke en reglementaire bepalingen waaraan ze is onderworpen;
- Om redenen die verband houden met haar legitieme belang;
- Wanneer ze uw toestemming heeft gekregen.
2.3. De legitieme belangen van Azaé die als grondslag dienen voor de verwerking van persoonsgegevens zijn met name:
- Het behoud en de ontwikkeling van haar onderneming;
- Enquêtes houden bij klanten of werknemers in het kader van onze kwaliteitsaanpak;
- De aantrekkelijkheid van onze website en de kwaliteit van ons aanbod verbeteren;
- Haar facturen invorderen en haar algemene voorwaarden alsook haar contractuele en buitencontractuele rechten afdwingen.
3. Welke categorieën persoonsgegevens worden verwerkt en wat zijn hun bronnen?
3.1. Voor de hierboven genoemde doeleinden verwerkt Azaé de volgende categorieën persoonsgegevens:
- Uw persoonlijke identificatiegegevens zoals uw voor- en achternaam, adres, e-mailadres, telefoon (inclusief gsm);
- De naam en identificatiegegevens van uw onderneming / organisatie en uw functie daarbinnen, alsook uw professionele contactgegevens;
- De gegevens die u invult via formulieren op onze website (bijvoorbeeld wanneer u het contactformulier gebruikt);
- Website, cookies en marketing: inloggegevens, gegevens met betrekking tot het gebruik van de diensten en de interactie via onze website;
- De producten en diensten waarvoor potentiële klanten interesse hebben getoond;
- Overige gegevens die u ons spontaan verstrekt, bijvoorbeeld (i) wanneer u ons vragen stelt per e-mail, of (ii) gegevens die u ons verstrekt wanneer u telefonisch contact met ons opneemt;
- De gegevens die u ons spontaan verstrekt wanneer u contact met ons opneemt via sociale netwerken;
- De gegevens met betrekking tot de prestaties die bij de klanten thuis moeten worden verricht, de configuratie van de ruimte, de risico’s voor de veiligheid van het personeel;
- De gegevens met betrekking tot de toegang tot uw woning om de prestaties in uw afwezigheid te verrichten (mits uw toestemming);
- De gegevens met betrekking tot het loon en de extralegale voordelen, gepresteerde uren, codes en bedragen van haar werknemers, alsook de behaalde omzet, de individuele doelstellingen en het behaalde resultaat, de uitgedrukte motivatie, de attesten, de waarschuwingen, alsook alle gegevens die nodig zijn om te voldoen aan de sociale wetgeving en om het werk van het personeel te beoordelen;
- Curricula vitae, kwalificaties, beroepservaring, verslag van het sollicitatiegesprek en advies over sollicitanten;
- Gegevens die wij wettelijk verplicht moeten verwerken.
Alleen persoonsgegevens die noodzakelijk en voldoende zijn voor elke onder Titel 2 omschreven doelstelling worden verwerkt.
3.2. Bronnen van persoonsgegevens die niet door de betrokkene zelf worden verstrekt zijn:
- Gegevens gepubliceerd op websites, sociale netwerken, deelnemerslijsten, gidsen, brochures en andere openbaar beschikbare bronnen.
4. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?
4.1. Alleen werknemers, medewerkers en managers van Azaé hebben toegang tot uw persoonsgegevens voor zover dat nodig is voor de hierboven vermelde specifieke doeleinden.
4.2. We kunnen ook een beroep doen op dienstverleners die uw gegevens namens ons verwerken. Dit kunnen externe dienstverleners zijn, zoals de dienstverlener die de website host en de dienstverleners die de marketingtools van onze website analyseren. Dienstverleners mogen persoonsgegevens alleen gebruiken voor zover dat nodig is voor de hierboven vermelde doeleinden. Deze dienstverleners hebben een wettelijke en contractuele verplichting om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of ongeoorloofde verwerking.
4.3. Wij verstrekken uw gegevens niet aan andere derden zonder uw toestemming, tenzij we daartoe wettelijk verplicht zijn hetzij op grond van een gerechtelijk of administratief bevel, hetzij in opdracht van een ter zake bevoegde autoriteit of instantie.
4.4. Onze website, applicaties en pagina’s op sociale netwerken kunnen links of verwijzingen naar andere websites bevatten, ter informatie of voor uw gebruiksgemak. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites of de verwerking van uw persoonsgegevens door die websites of door de sociale netwerken waarop we actief zijn. In dat verband verwijzen we naar de regels en het beleid met betrekking tot de privacy van de betreffende websites en sociale netwerken.
5. Worden uw persoonsgegevens overgedragen buiten de EU?
Uw persoonsgegevens worden niet buiten de EU overgedragen om ze te verkopen of ter beschikking te stellen van ontvangers die ze voor eigen rekening zouden kunnen gebruiken.
Azaé gebruikt echter online computerdiensten van internationale standaard waarvoor we u verwijzen naar hun beleid met betrekking tot de vertrouwelijkheid van gegevens, zonder de locaties te kennen waar de gegevens fysiek passeren (de verificatie door een klein lokaal bedrijf is trouwens ijdel en onmogelijk uit te voeren), met name:
- DropBox
- Microsoft Outlook (met toegang tot webmail)
- Microsoft Office
- Microsoft Remote Desktop Access
- Computerland-servers
- Hubspot
- Webhost
6. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?
Azaé bewaart uw persoonsgegevens zolang als nodig is voor de in dit reglement vermelde doeleinden, of zolang een wettelijke bepaling haar daartoe verplicht, tot de laatst mogelijke beroepstermijn.
In de praktijk betekent dat tot 10 jaar na het einde van een zakelijke relatie (klant of leverancier); 5 jaar na het einde van een arbeidsovereenkomst; 5 jaar voor overige gegevens, of tot het verzoek tot wissing indien we binnen de door de AVG gestelde grenzen aan dat verzoek kunnen voldoen.
7. Maken wij gebruik van geautomatiseerde besluitvorming?
Artikel 22 van de AVG bepaalt dat individuen het recht hebben om niet te worden onderworpen aan een beslissing die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking is gebaseerd en die rechtsgevolgen voor hen heeft of hen op vergelijkbare wijze aanzienlijk treft.
Azaé maakt geen gebruik van deze vorm van geautomatiseerde besluitvorming.
8. Welke maatregelen nemen wij voor een veilige verwerking?
8.1. Azaé neemt redelijke en passende technische en organisatorische maatregelen om, in het licht van de mogelijke risico’s, een passend beveiligingsniveau te waarborgen om de integriteit, vertrouwelijkheid en beschikbaarheid van uw persoonsgegevens te handhaven. Deze maatregelen houden onder meer in: (i) dat we persoonsgegevens bewaren in veilige operationele omgevingen die niet toegankelijk zijn voor het publiek en waartoe alleen naar behoren gemachtigde werknemers, medewerkers, managers, vertegenwoordigers en onderaannemers van Azaé toegang hebben; (ii) dat we technische maatregelen nemen zoals versleuteling van harde schijven, wachtwoorden, firewalls, antivirus om inbraak in onze systemen of onbedoelde gegevenslekken te voorkomen.
8.2. De externe dienstverleners waarop we een beroep doen hebben ook een wettelijke en contractuele verplichting om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of ongeoorloofde verwerking.
9. Wat zijn uw rechten krachtens de AVG?
Krachtens de AVG heeft u:
- Het recht om ons te verzoeken om inzage, rectificatie of wissing van de persoonsgegevens die we over u verwerken;
- Het recht om ons te verzoeken de verwerking die u aangaat te beperken, alsook het recht om u tegen deze verwerking te verzetten;
- Het recht om ons te verzoeken de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt in een gestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat te verkrijgen om deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen (dit is het ‘recht op gegevensoverdraagbaarheid’);
- Het recht, met betrekking tot verwerkingen die op uw toestemming gebaseerd zijn, om deze toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking;
- Het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be)
Sommige van deze rechten kunnen alleen worden uitgeoefend onder de voorwaarden en binnen de grenzen die door de AVG worden gesteld. U heeft in ieder geval altijd het absolute recht om u te verzetten tegen het voortgezette gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden.
Onze contactgegevens voor het uitoefenen van uw rechten staan vermeld in punt 1 van dit reglement. Wanneer u uw rechten uitoefent, kunnen we u verzoeken ons aanvullende informatie te verstrekken om ons te helpen uw gegevens te vinden en uw identiteit te verifiëren.
10. Wijzigingen
Azaé behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Beleid inzake persoonsgegevens indien dat nodig blijkt in het licht van wetswijzigingen of wijzigingen van richtlijnen van de bevoegde toezichthoudende autoriteit, en ook indien onze processen van gegevensverwerking wijzigingen ondergaan. Wijzigingen worden altijd meegedeeld via onze website www.azae.be/politique/vieprivee. Wij raden u dan ook aan om onze website regelmatig te bezoeken om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen.
