Vie privée

Politique de confidentialité

Version entrée en vigueur le 25 mai 2018

La protection de vos données à caractère personnel nous tient à cœur, c’est pourquoi nous souhaitons vous informer, à travers cette politique, de la manière dont nous utilisons vos données à caractère personnel et de vos droits lorsque vous surfez sur notre site internet, quand vous devenez client, fournisseur ou que vous êtes une relation d’affaires ou un client potentiel.

En parcourant notre site internet et/ou en sollicitant nos services et/ou en posant votre candidature pour un emploi, vous déclarez avoir pris connaissance de notre politique et acceptez la collecte et le traitement de vos données personnelles de la manière décrite dans ce document.

La présente politique est établie en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

1. Qui est responsable du traitement de vos données à caractère personnel ?

1.1 Ce sont les sociétés qui sont membres d’Azaé Belgium :

Azaé - Ménagez Moi SA

Grand Route 2, 4140 Sprimont
BE 0892 989 918

Eveo SRL

Grand Route 2, 4140 Sprimont
BE 0880 825 128

1.2. Pour toutes vos questions concernant notre traitement de vos données, vous pouvez vous adresser au responsable du traitement, ou directement à :

Stéphane Kerff
Coordonateur Back Office
Téléphone : 04 278 58 50
E-mail : rgpd@azae.be

2. Dans quels buts et sur base de quel fondement légal vos données à caractère personnel sont-elles traitées ?

2.1. Azaé traite des données à caractère personnel pour les finalités suivantes :

L’administration, la gestion et l’évaluation de son personnel ;
La planification des activités de son personnel et la sécurité de ce dernier ;
La gestion de ses clients ;
La gestion de ses contacts chez ses fournisseurs et sous-traitants ;
Le recouvrement des impayés ;
La gestion des prospects ;
Le recrutement ;
Le développement commercial.

2.2. De manière générale, Azaé utilise vos données à caractère personnel sur base des fondements légaux suivants :

Dans le cadre de l’exécution d’un contrat commercial ou de la prise de mesures précontractuelles ;
Afin de se conformer aux dispositions légales et réglementaires auxquelles elle est soumise ;
Pour des raisons qui relèvent de son intérêt légitime ;
Quand elle a obtenu votre consentement.

2.3. Les intérêts légitimes d’Azaé qui servent de fondement au traitement de données à caractère personnel sont, notamment :

Maintenir et développer ses affaires ;
Sonder les clients ou les travailleurs dans le cadre de notre démarche qualité ;
Améliorer l’attractivité de notre site et la qualité de notre offre ;
Recouvrer ses factures et faire respecter ses conditions générales ainsi que ses droits contractuels et extracontractuels.

3. Quelles catégories de données à caractère personnel sont traitées et quelles sont leurs sources?

3.1. Pour les finalités reprises ci-dessus, Azaé traite les catégories suivantes de données à caractère personnel :

Vos données d’identification personnelles telles que vos nom et prénom, adresse, adresse email, téléphone (en ce compris GSM) ;
Le nom et les données d’identification de votre entreprise / organisation et votre fonction au sein de celle-ci, ainsi que vos données de contact professionnelles ;
Les données que vous introduisez via les formulaires sur notre site Internet (par exemple, lorsque vous utilisez le formulaire de contact) ;
Site, cookies et marketing : données de connexion, d’usage des services et d’interaction via notre site web
Les produits et services pour lesquels les clients potentiels ont manifesté un intérêt ;
Les autres données que vous nous communiquez spontanément, par exemple (i) lorsque vous nous posez des questions par e-mail, ou (ii) les données que vous nous communiquez lorsque vous nous contactez par téléphone ;
Les données que vous nous communiquez spontanément lorsque vous entrez en contact avec nous via les réseaux sociaux ;
Les données concernant les prestations à effectuer au domicile des clients, la configuration des lieux, les risques pour la sécurité du personnel ;
Les données relatives aux moyens d’accès à votre domicile pour effectuer les prestations en votre absence (moyennant votre consentement) ;
Les données relatives à la rémunération et aux avantages extra-légaux, prestations en heures, codes et montants de ses travailleurs, ainsi que le chiffre d’affaires réalisé, les objectifs individuels et le résultat atteint, la motivation exprimée, les certificats, les avertissements, ainsi que toutes les données nécessaires pour respecter la législation sociale et évaluer le travail du personnel ;
Les curriculum vitae, qualifications, expériences professionnelles, compte-rendu d’entretien d’embauche et avis concernant les candidats à un emploi ;
Les données que nous serions légalement tenus de traiter.

Seules les données à caractère personnel qui sont nécessaires et suffisantes à chaque finalité décrite au titre 2 sont traitées.

3.2. Les sources de données à caractère personnel qui ne sont pas communiquées par la personne concernée elle-même sont :

Des données publiées sur des sites Internet, réseaux sociaux, listes de participants, annuaires, brochures et autres sources accessibles au public.

4. Qui a accès à vos données à caractère personnel ?

4.1. Seuls les travailleurs, collaborateurs et dirigeants d’Azaé ont accès à vos données à caractère personnel dans la mesure nécessaire aux finalités propres mentionnées ci-dessus.

4.2. Nous pouvons également faire appel à des prestataires de services qui traitent vos données pour notre compte. Il peut s’agir de prestataires de services externes tels que le prestataire de service qui héberge le site Internet et ceux qui analysent les outils marketing de notre site web. Les prestataires de services peuvent uniquement utiliser les données à caractère personnel dans la mesure nécessaire aux finalités définies ci-dessus. Ces prestataires de services ont l’obligation légale et contractuelle de prendre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données à caractère personnel contre la perte ou les traitements non autorisés.

4.3. Nous ne transmettons pas vos données à d’autres tiers sans votre consentement, sauf si nous y sommes légalement tenus soit sur la base d’une injonction judiciaire ou administrative, soit sur instruction d’une autorité ou instance compétente en la matière.

4.4. Notre site Internet, applications et pages sur les réseaux sociaux peuvent contenir des liens ou des références vers d’autres sites, pour information ou pour votre facilité d’utilisation. Nous ne sommes pas responsables du contenu de ces sites ou du traitement de vos données à caractère personnel par ces sites, en ce compris par les plateformes de réseaux sociaux sur lesquelles nous sommes actifs. Nous renvoyons à cet égard aux règles et politiques relatives à la vie privée des sites et plateformes de réseaux sociaux concernés.

5. Vos données à caractère personnel sont-elles transférées hors de l’UE ?

Vos données à caractère personnel ne sont pas transférées hors de l’UE dans le but de les vendre ou de les mettre à disposition de destinataires qui pourraient les exploiter pour leur propre compte.

Toutefois, Azaé a recourt à des services informatiques en ligne de standard international pour lesquels nous vous renvoyons à leur politique relative à la confidentialité des données, sans connaître les endroits par lesquels transitent physiquement les données (toute vérification par une petite entreprise locale étant d’ailleurs vaine et impossible à réaliser), notamment :

DropBox
Microsoft Outlook (avec accès webmail)
Microsoft Office
Microsoft Accès bureau à distance
Serveurs Computerland
Hubspot
Hébergeur Internet

6. Combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées ?

Azaé conserve vos données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire pour les finalités mentionnées dans le présent règlement, ou aussi longtemps qu’une disposition légale l’y oblige, jusqu’au dernier délai de recours possible.

En pratique, cela signifie jusqu’à 10 ans après la fin d’une relation commerciale (client ou fournisseur) ; 5 ans après la fin d’un contrat d’emploi ; 5 ans pour les autres données, ou jusqu’à la demande d’effacement si nous pouvons accéder à cette demande dans le cadre des limites fixées par le RGPD.

7. Faisons-nous usage de prises de décisions automatisées ?

L’article 22 du RGPD prévoit que les individus ont le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques les concernant ou les affectant de manière significative de façon similaire.

Azaé n’utilise pas ce type de prise de décision automatisée.

8. Quelles mesures prenons-nous pour un traitement sécurisé ?

8.1. Azaé prend des mesures techniques et organisationnelles raisonnables et appropriées pour assurer, à la lumière des risques potentiels, un niveau de sécurité approprié afin de maintenir l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité de vos données à caractère personnel. Ces mesures sous-entendent entre autres : (i) que nous conservons les données personnelles dans des environnements opérationnels sécurisés qui ne sont pas accessibles au public et auxquels seuls des travailleurs, collaborateurs, dirigeants, représentants et sous-traitants d’Azaé dûment autorisés ont accès ; (ii) nous prenons des mesures techniques comme le chiffrement des disques durs, des mots de passe, des pare-feux, des antivirus pour éviter l’intrusion dans nos systèmes ou la fuite de données accidentelle.

8.2. Les prestataires de services tiers auxquels nous faisons appel ont également l’obligation légale et contractuelle de prendre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre la perte ou le traitement non autorisé.

9. Quels sont vos droits en vertu du RGPD ?

En vertu du RGPD, vous avez :

Le droit de nous demander d’avoir accès, de rectifier ou d’effacer les données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet ;
Le droit de nous demander de limiter le traitement qui vous concerne, ainsi que le droit de vous opposer à ce traitement ;
Le droit de nous demander d’obtenir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, afin de les transmettre à un autre responsable du traitement (il s’agit du « droit à la portabilité des données ») ;
Le droit, en ce qui concerne les traitements qui seraient basés sur votre consentement, de retirer ce consentement à tout moment, sans que cela affecte la légalité du traitement sur la base du consentement avant son retrait ;
Le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données (www.autoriteprotectiondonnees.be)

Certains de ces droits ne peuvent être exercés que dans les conditions et limites fixées par le RGPD. Dans tous les cas, vous avez toujours le droit absolu de vous opposer à la poursuite de l’utilisation de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct.

Nos données de contact pour exercer vos droits sont reprises dans le point 1 de ce règlement. Lorsque vous exercez vos droits, nous pouvons exiger que vous nous fournissiez des informations complémentaires pour nous aider à retrouver vos données et à vérifier votre identité.

10. Modifications

Azaé se réserve le droit d’apporter des modifications à la présente Politique relative aux données personnelles si cela s’avérait nécessaire à la lumière des modifications législatives ou des directives de l’autorité de surveillance compétente, ainsi que si nos processus en matière de traitement des données devaient connaître des modifications. Les modifications seront toujours communiquées via notre site Internet www.azae.be/politique/vieprivee. Nous vous recommandons donc de le visiter régulièrement afin de vous tenir informé de tout changement éventuel.